Quản lý 1 sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.Một Event luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:
- Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
- Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
- Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.
- Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
- Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
- Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)...
- Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.
Comments (4)
Subscribe to this comment's feed
written by L/X, Tháng mười hai 07, 2008
Quy trình như vầy là cũng khá ổn zôỳ, nhg theo e còn thiếu 1 cái mà e nghĩ là khá quan trọng. 1 event thành công là event mà những ng` tham dự cảm thấy hài lòng và thỏa mãn mục đích của họ khi tới event đó. Như vậy diều đầu tiên là fải xác định rõ đối tượng mà event fục vụ là ai và họ có những đặc điểm nổi bật nào, tiếp theo là mục đích của họ và mục đích của fía tổ chức event là gì. Nghe thì có vẻ lý thuyết đấy nhg h0k thừa chút nào cả, các bác nhỉ ^^
report abuse
vote down
vote up
Votes: +0
written by Nguyễn Hương Lan, Tháng mười hai 16, 2008
cho mình hỏi là có mấy loại event thế? sự giống nhau và khác nhau thế nào?
report abuse
vote down
vote up
Votes: +0
written by Mẫn, Tháng mười hai 27, 2008
thực chất mình thấy event k chỉ là một công việc mà còn là một loại hình biến thể có thể nói là k cái nào giống cái nào nhưng chúng ta có thể túm gọn một vài loại hình như activation, roawshow, glossery, samplings, event,....và còn rất nhiều loại nửa tùy vào sản phẩm ( khách hàng ) nên không thể nào thống kê chính xác đâu pà kon, một vài ý kiến chia sẻ ,
report abuse
vote down
vote up
Votes: +0
Write comment
| < Trước | Sau > |
|---|
Bảo Long