Tiếp đón các nhân vật quan trọng (vip) trong tổ chức sự kiện. Lên kế hoạch tổng quát. Bạn cần biết trước* Lý do viếng thăm và thời gian bao lâu;
* Ngày và giờ dự kiến
* Địa điểm viếng thăm;
* Việc di chuyển giữa các địa điểm, và thời gian di chuyển; * Biện pháp an ninh, nếu có;
* Phương tiện vận chuyển.
Khi có những thông tin tổng quát trên, bạn có thể lên kế hoạch thời gian biểu chi tiết cho cá nhân mình trong chương trình tổng thể. Bạn cần biết những thông tin sau:
- Số lương khách tham dự là bao nhiêu?
- Việc sắp sếp vận chuyển sẽ như thế nào?
- Họ có gặp ai, khi nào và ở đâu?
- Họ được đón tiếp khi nào? Ai tiếp? Thủ tục đón tiếp ra sao?
- Có tiết mục nào để đón tiếp khách khi họ đến không?
- Các địa điểm họ sẽ viếng thăm?
- Có cơ hội tiếp xúc với cư dân địa phương hay không?
- Có thời gian đi dạo hay không?
- Có sự sắp xếp đặc biệt nào dành cho giới truyền thông không?
- Có cần sắp xếp phòng nghỉ ngơi nao dành cho giới truyền thông không?
- Có cần sắp xếp đặc biệt nào dành cho giới truyền thông không?
- Có cần sắp xếp phòng nghi cho nhân vật quan trọng nào không
- Có chương trình ăn uống thư giãn không? Có yêu cầu nào đặc biệt về chế độ ăn uống không?
- Có yêu cầu gì đặc biệt tứ nhân vật quan trọng hay không?
