PG- Lễ tân là một công việc năng động và mang lại nguồn thu nhập không hề nhỏ cho các bạn trẻ ngày nay. Với ngoại hình dễ nhìn, khả năng giao tiếp tốt, năng đông, nhiệt tình... các bạn có thể dễ dàng tìm cho mình công việc làm PG tại các sự kiện. Tuy nhiên, có không ít một số bạn trẻ thường hay vi phạm các lỗi và mắc những sai lầm không đáng có. Cùng RIE chia sẻ những kỹ năng cơ bản cần biết cho các bạn PG khi di làm trong các sự kiện nhé.



Công ty bạn làm một sự kiện Lễ khánh thành nhà máy - Khách hàng của bạn ở KCN nằm khá xa khu trung tâm. Mọi việc đã chuẩn bị sẵn sàng từ đêm hôm trước. Chương trình sẽ diễn ra lúc 8:00 AM, và hiện tại đã 07:00AM mọi khâu đã hoàn tất và nhân sự đã chuẩn bị sẵn sàng. Bạn kiểm tra lại một lượt các khâu trước khi diễn ra chương trình. Một sự cố phát sinh: một bạn PG gọi điện thoại báo bị quẹt xe, trật chân không thể đến được. Số lượng PG vừa đủ để bưng khay cắt băng khánh thành, bây giờ một bạn bảo bị tai nạn xe không đến được. Bây giờ bạn phải làm sao, chỉ còn 40p nữa là chương trình chính thức bắt đầu, khách mời đã bắt đầu vào. Bạn phải xử lý sao đây????
Hãy đem nghệ thuật vào Tổ chức sự kiện. Hãy để sản phẩm trở
thành một tác phẩm nghệ thuật được tạo ra từ những cảm
hứng sáng tạo có màu sắc, sức hấp dẫn và đầy cảm xúc. Việc
áp dụng nghệ thuật, đặc biệt điện ảnh vào quảng cáo đã
được khai thác trong những năm gần đây, chủ yếu là các đoạn
phim quảng cáo truyền hình (TV)
Cung cấp nhân sự - PG - PB khi làm việc với khách hàng cũng thường xảy ra nhiều sự cố không mong muốn. Để đảm bảo công việc suôn sẻ và lấy được niềm tin của khách hàng người tổ chức sự kiện nên lưu ý và làm việc có kế hoạch.
Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự
đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là
giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh
nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ
bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt
động tổ chức sự kiện ...
Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất bảo đảm cho một sự kiện thành công. Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết.
Dù dưới nội dung và hình thức thể hiện nào, muốn cho chương trình giao lưu được thành công, theo kinh nghiệm thực tiễn thì chúng ta cần lưu ý những nội dung sau : Ý tưởng - Chủ đề - Đối tượng tham gia chương trình. Đó là 3 yếu tố then chốt, có mối quan hệ biện chứng lẫn nhau để từ đó người tổ chức chương trình sẽ thiết kế một chương trình giao lưu phù hợp, đáp ứng được mục đích, yêu cầu đề ra và thu hút sự quan tâm của người tham dự.
Như hầu hết tất cả những cuốn sách hướng dẫn kinh doanh đều
cho bạn lời khuyên rằng: đặt mục tiêu là một trong những điều
quan trọng nhất có thể làm bạn và event của mình khác biệt
so với những sự kiện khác. Bằng việc thiết lập mục tiêu, bạn
sẽ có thể tập trung vào kết quả mong muốn của sự kiện một
cách rõ ràng hơn.
Thật không ? Hội nghị bán hàng thoải mái ? Chẳng phải bán hàng luôn là một quy trình khó khăn, không mấy dễ chịu, trong đó những người bán hàng huênh hoang sử dụng mọi thủ thuật trong hay ngoài sách vở để thuyết phục những khách hàng bất đắc dĩ phải mua hàng hay sao ? Đương nhiên đó là một trong những biện pháp bán hàng, thậm
chí là biện pháp phổ biến nhất. Nhưng cũng có những biện
pháp khác, có hiệu quả hơn, thoải mái hơn và có khả năng
xây dựng một mối quan hệ lâu dài giữa người mua và người
bán.
Cứ hàng năm, các chuyên gia tổ chức sự kiện tiêu tốn hơn 20 tỷ USD cho các hoạt động sự kiện (tradeshows - events) và 25 tỷ USD nữa cho các sự kiện tập đoàn (corporate events - tổ chức sự kiện), như hội nghị khách hàng, biểu diễn lưu động. Nhưng hầu hết những chuyên gia này không đánh giá hết được hiệu quả do những hoạt động này mang lại. Để thành
công, trước hềt bạn phải hiểu được những nguyên lý cơ bản
để dẫn tới thành công của một lễ tổ chức sự kiện.
"Để có ý tưởng không khó, quan trọng là phải có tiền". Đó
cũng là tâm sự nặng lòng của những người làm ý tưởng, các
chuyên gia tổ chức sự kiện, họ thường xuyên phải suy nghĩ,
phải tim tòi để tạo ra ý tưởng thoả mãn yêu cầu của khách
hàng, nhưng thường thì concept của họ hoặc không được chấp
nhận hoặc không được thực hiện vì khách hàng...
Khách sạn và trung tâm hội nghị : Đây là loại địa điểm thường được chọn để tổ chức sự kiện. Cả hai loại này đều là những địa điểm tốt song mỗi loại có những lợi thế riêng, chi phí cũng khác nhau và chi phối nhiều đến ngân sách của tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện ở khách sạn sẽ đáp ứng được yêu cầu của nhiều nội dung hoạt động sự kiện. Tổ chức sự kiện tại khách sạn sẽ rất thuận tiện cho
khách tham dự, giảm được chi phí và thời gian đi lại ...
Sự cuốn hút của nghề tổ chức sự kiện không chỉ dừng lại ở
sự năng động, sáng tạo như các bạn trẻ vẫn thường nhìn
vào, đến với nghề, bạn sẽ ngày càng hiểu biết thêm nhiều
lĩnh vực khác mà khi làm những công việc khác bạn không thể
có được. Những kiến thức này hình thành và tích luỹ trong
suốt quá trình làm việc và làm giàu thêm vốn hiểu biết của
bạn.
Trong các hoạt động dã ngoại, hoặc tổ chức các sự kiện teambuilding
thì được tham dự những trò chơi mà nhất là được tham gia
Trò chơi lớn là niềm thích thú của các bạn. Những diễn biến
của trò chơi lớn mang lại cho người chơi những vui buồn và
thông qua trò chơi thì người tổ chức mong muốn cung cấp những
kiến thức về văn hóa lịch sử, truyền thống, kỹ năng sinh
hoạt tập thể...
Họp báo là một hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Để có một buổi họp báo ấn tượng đòi hỏi phải tiến hành một khối lượng công việc không nhỏ. Nếu cảm thấy khoản kinh phí bỏ ra cho việc thuê một công ty PR chuyên tổ chức dịch vụ họp báo là quá tốn kém, bạn hoàn toàn có thể tự trang bị cho mình những kiến thức để tự tổ chức một buổi họp báo trang trọng và gọn nhẹ, lôi cuốn được giới truyền thông đến tham dự.
Một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm giới
thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công
ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt
chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ
cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo. Nhưng điều
mà công ty không dự liệu trước...
Khi Nói đến Tổ chức sự kiện là chúng ta nói phương thức giao tiếp ngoài, tổ chức sự kiện của doanh nghiệp, tổ chức sự kiện của các tổ chức xã hội, hoặc là sự kết hợp tổ chức sự kiện của cả hai. Ở đây không có giới hạn cho việc phát triển công ty thành công ty Tổ chức sự kiện.