Những người làm QHCC thường được xem như những người đi đầu trong việc thu hút mọi người suy nghĩ và hành động theo 1 số cách thức nhất định. Thực tế hầu hết các chiến dịch đang thực sự cố gắng làm thay đổi thói quen của công chúng, việc thay đổi thói quen này diễn ra ngay từ khi chiến dịch còn bắt đầu ở mức nhận thức vấn đề, bởi vì mục đích của vấn đề này là tạo ra nhận thức (1 vấn đề hay 1 sản phẩm hoặc dịch vụ, 1 con người) rồi cuối cùng đi đến hành động, điều tương tự cũng diễn ra đối với các “ chiến dịch truyền thông”: điều được mong muốn là hành động, hành động này được hiểu là làm cho mọi người thay đổi thói quen.
Khi phát triển 1 kế hoạch truyền đạt, các nhân viên có được nói với những người xung quanh và những người khác không? Kết quả là kế hoạch truyền đạt bao gồm truyền đạt mạnh mẽ cả trong và ngoài. Xác định hệ thống tốt nhất để sử dụng: bản ghi nhớ, hệ thống truyền hình cáp các thiết bị đầu cuối máy tính, điện thoại,xác định người sẽ là thành phần tham gia chính trong 1 kế hoạch truyền đạt, và phát triển 1 hệ thống để kiểm tra các tuyên bố trước khi chúng được phổ biến qua các phương tiện thông tin đại chúng.
Đối phó với 1 khủng hoảng đòi hỏi khả năng quan sát mục tiêu-để duy trì sự tín nhiệm của công ty, và chú ý đến những chi tiết nhỏ nhất không chỉ vì mức chính xác mà còn là duy trì sự tin tưởng. tài sản giá trị nhất mà người làm QHCC phục vụ cho tổ chức trong khủng hoảng là giúp quản lý hiểu được viễn cảnh của người phê phán hay đối thủ. Xu hướng của quản lý là là gạt vụ tấn công hay kẻ tấn công ra khỏi sự kiểm soát, điều đó không chỉ không có ích mà còn nguy hiểm.
Một phần của việc được chuẩn bị là thói quen hàng ngày bao gồm duy trì các bản kê khai sự việc hiện tại luôn có những thông tin cơ bản cần thiết trong hồ sơ, những thông tin đó bao gồm:
Lập kế hoạch khủng hoảng ngày nay bao gồm việc dự đoán trước những mục tiêu tiềm ẩn đối với 1 công cuộc tấn công khủng bố, mặc dù các cuộc tấn công không có gì mới hơn các vụ chặn đường ăn cướp thì sự kiện ngày 11/09/2001 đã đặt các cuộc tấn công khủng bố lên 1 phạm vi lớn. ví dụ : kể từ đó chính phủ Mỹ đã có cảnh báo về 1 số ngành cụ thể khi chính phủ nhận được thông tin dự đoán ngành đó sẽ là 1 mục tiêu như các nhà máy điện hạt nhân hay các nàh máy lọc dầu.
Đôi khi 1 khủng hoảng tạo ra 1 công luận quầng, các nhóm quầng khác có thể nhận dạng lần đầu là kết quả của 1 khủng hoảng. ví dụ: Mỹ kêu gọi “cuộc chiến tranh chống khủng bố”. mặc dù điều này có được sự ủng hộ từ các đồng minh truyền thống như Anh, các nước khác thì không ủng hộ và lại phê phán các chính sách của văn phòng nhà nước Mỹ là làm cho khủng hoảng xảy ra nhanh hơn, giải quyết các công luận như thế có nghĩa là xem xét môi trường và ý kiến công chúng trong quá trình lập kế hoạch
Phản ứng trong nội bộ và bên ngoài khi có khủng hoảng
Một phần của đề phòng khủng hoảng là liệt kê các loại khủng hoảng mà tổ chức của bạn có thể phải đối mặt, nhiều nhà quản lý khủng hoảng sử dụng hệ thống hình học mô tả, các loại nguy cơ khác nhau trong khu vực có thể xuất hiện. Lập kế hoạch bao gồm việc xóa bỏ 1 số rủi ro bằng cách xem xét các chính sách có thể được áp dụng để ngăn chặn các khủng hoảng trom nhóm đó.
Các tổ chức đã chịu yên lặng trước các truyền thông khi việc công khai tiêu cực xảy ra, đặc biệt nếu nó cố gắng công khai và cộng tác và chính sách đem lại kết quả ngược với mong đợi của họ, thông tin cung cấp ban đầu chưa chính xác, chưa đầy đủ. Vì vậy cần phải đính chính cung cấp lại hoặc bổ xung, công bố những thông tin chính xác đầy đủ hơn.
Có một số mô hình dự đoán và lập kế hoạch đối phó trước 1 số khủng hoảng. việc quản lý rắc rối đã được đề cập là yếu tố chính trong việc dự đoán khủng hoảng, vấn đề quyết định nào thu hút công luận hay chứa đựng các sự kiện châm ngòi gây ra 1 cuộc khủng hoảng.
Khi 1 thông tin về khủng hoảng đến 1 tổ chức chưa nhận thức được, điều này có thể mang lại sự chỉ trích các nhà quan hệ công chúng. Nó thường được xem là trách nhiệm của người làm QHCC phải cảnh cáo trước và chuẩn bị cách quản lý. Về 1 số phương diện thì điều đó là đúng. Một yếu tố khác là nhà QHCC đó
liên tục kiểm soát công luận, dẫn tới 1 cơ hội cho QHCC trở thành người
dẫn đường vô thức về các rắc rối tiềm ẩn. nếu dự đoán khủng hoảng vẫn là
1 vai trò được công nhận của QHCC thì việc không biết là không thể là 1
lý do hợp lý. 
Khủng hoảng thách thức các công ty hoạt động đúng với danh tiếng của mình, phương thức xử lý 1một khủng hoảng sẽ quyết định kết quả, cả về lĩnh vực công luận và về sự tin nhiệm của 1 tổ chức.
Là “ những người bên trong”, nhân viên là nguồn đáng tin cậy nhất đối với thông tin, hơn là người quản lý, đặc biệt là nếu khủng hoảng bao gồm cả các hành động quản lý hay sự năng động
Mạng internet cũng là nguồn thông tin đáng tin cậy để tìm kiếm các phim tin. Trong khi nó không phải là các tốt nhất để đưa phim tin thì phim ảnh trực tuyến không chỉ cuốn hút đối với những người săn tin. Khi các nhà sản xuất không hủy bỏ những phim tin ra khỏi mạng thì thì họ lại tìn ra khỏi ý tưởng ở bất cứ nơi nào có thể.
Cách nói về khủng hoảng cũng quan trọng vì nó có phải đáng tin và có thể chấp nhận được, vì lý do đó có thể sử dụng dạng thức thông tin truyền miệng phục vụ truyền thông nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể ai, cái gì, khi nào , ở đâu, vì sao và như thế nào. Trước tiên, mọi người cần nhận ra phản ứng với khủng hoảng đó đưa đến việc kể câu chuyện – việc ban ra câu chuyện về khủng hoảng, sự cân nhắc tiếp theo là sự chọn lọc quan trọng và chiến lược của câu chuyện cụ thể giải thích và báo cáo về sự kiện đó…
Công nghệ kỹ thuật số đã tạo ra phương thức truyền đạt thông tin và trao đổi thông tin mới với các nhóm công chúng. Nguyên tắc quan hệ công chúng bằng hình thức trực tuyến đang được thực hiện đang nghiên cứu và ứng dụng rộng rãi. Tuy không phải là công nghệ mới nhưng ngày càng nhiều chuyên viên quan hệ công chúng sử dụng công nghệ sử dụng công nghệ CD-ROM thay thế cho những cuốn sách hướng dẫn hay cả 1 bài thuyết trình như những phương tiện thông tin, sẽ có nhiều khoảng không dành cho thông tin hơn và chất lượng băng đĩa hình cũng tốt hơn rất nhiều, bạn có thể sử dụng đĩa CD hay mạng internet để chuyển phim tin.