Thiếp mời cần được gửi cho khách của danh sách chính trong thời gian từ 6 tới 7 tuần trước khi diễn ra sự kiện. Danh sách chính cần được rút ngắn trên cơ sở xác nhận của khách mời 5 tuần trước khi diễn ra sự kiện. Giấy vào cửa của khách VIP được gửi cho khách thuộc danh sách chính...
Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà Nhà tổ chức sự kiện nhằm hướng tới những mục tiêu khác nhau. Dưới đây là một số loại sự kiện điển hình, gắn với từng loại là những mục tiêu thường được các Nhà tổ chức sự kiện hướng tới nhất. Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm...
Nhà tổ chức sự kiện cần đặt ra những câu hỏi trước mỗi sự kiện: Ai là khách mời mục tiêu? Ai sẽ là người lên danh sách khách mời? Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng đúng người mà mình muốn được mời vì sự kiện được tổ chức không phải là chỗ cho tất cả mọi người...
Mục đích sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối hiệu quả ngân sách. Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, Nhà tổ chức cũng phải trả lời câu hỏi tổ chức sự kiện đó nhằm đạt được những mục tiêu gì? Nói cách khác, Nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu ...
Các ngày lễ hội: Nhà tổ chức cần kiểm tra xem có ngày lễ hội lớn vào gần thời gian tổ chức sự kiện vì khách có kế hoạch riêng và sẽ bị hạn chế số người tham dự vì lý do cá nhân. Ngày lễ tôn giáo: Ngày tổ chức sự kiện trùng vào một ngày mang tính tôn giáo, có thể số khách tham dự sẽ bị hạn chế...
Trước hết, Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được doanh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Cần cố gắng dự liệu hàng hóa, dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại danh mục hàng hóa bắt...
Thời gian trong ngày: Chọn thời gian thực hiện sự kiện trong một ngày là vấn đề rất quan trọng, tác động trực tiếp tới trạng thái tâm lý và phong cách của khách tham dự, tác động trực tiếp tới không khí của sự kiện. Do vậy xác định thời gian trong ngày không được tùy tiện hoặc theo tiền lệ mà phải có cơ sở thực tiễn chắc chắn...
Vị trí của ngân sách: Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện. Yêu cầu của tiên lượng ngân sách, Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng...
Việc quyết định ngày thích hợp là một yếu tố quan trọng đối với thành công của sự kiện. Ngoài việc đảm bảo hầu hết mọi người sẽ tham dự, Nhà tổ chức sự kiện còn phải xem xét nhiều yếu tố khác nữa khi lựa chọn ngày tổ chức sự kiện. Cần lưu ý vào thời gian tổ chức sự kiện có diễn ra sự kiện nào khác không...
LỄ ĐÓN TIẾP KHÁCH QUAN
Tất cả buổi lễ đón tiếp khách quan đều cần đến một kế hoạch tổ chức cụ thể, tùy vào mục đích chuyến viếng thăm và địa chỉ của quan khách. Hãy thu nhập mọi chi tiết cần thiết để biến hoạt động thăm viếng trở thành một điểm sáng, một trong những vai trò chính của hoạt động PR, dù là để phục vụ cho khách hàng hay cho người của chính tổ chức nội bộ. Một chuyến viếng thăm thành công có thể gia tăng đáng kể uy tín và hình ảnh của tổ chức, bởi chính hoạt động này sẽ xác lập vị thế chắc chắn cho một tổ chức trong mắt công chúng, từ đó tạo sự nổi bật rõ rệt cho sản phẩm, hay dịch vụ của tổ chức đó. Thậm chí, danh tiếng của một tổ chức có thể tồn tại hay biến mất tùy vào sự thành bại của một chuyến viếng thăm.
Bảng nội dung công việc phải trình bày rõ ràng từng bước, từng nội dung và người được phân công thực hiện. Như vậy sẽ tránh sai xót và tình trạng lẫn lộn công việc. Bảng nội dung công việc sẽ trở thành những việc làm thực mà Nhà tổ chức sự kiện, với tư cách là tổng công trình sư và là nhà đạo diễn sáng tạo...
Thiết bị hỗ trợ thuyết trình
Chất lượng các thiết bị nghe nhìn sẽ tạo nên sự khác biệt lớn giữa một hội nghị thành công và một hội nghị kém hiệu quả. Để có những bài thuyết trình hiệu quả, cần kết hợp giữa lời diễn giả và các thiết bị hỗ trợ nge-nhìn chất lượng tốt, và cả những thiết bị dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp.
Để có sự chuẩn bị tốt, bạn hãy trao đổi trước với diễn giả xem họ có dự định cần đến thiết bị đặc biệt nào không. Ngoài ra, hãy chuẩn bị thêm những phụ kiện bổ sung hoặc thay thế như phim slide hay máy chiếu cho các diễn giả cùng những thiết bị nghe nhìn khác. Trước khi diễn ra hội nghị, luôn luôn phải kiểm tra các hệ thống âm thanh và hình ảnh nội bộ để đảm bảo chúng hoạt động tốt. Hãy kiểm tra thật kỹ!
Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất bảo đảm cho một sự kiện thành công. Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết. Nhà tổ chức sự kiện phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra và được nhất trí...
Nơi ăn chốn ở
Khách đến tham gia hội nghị thường phải lưu lại vài ngày trong suốt thời gian diễn ra hội nghị. Vì vậy, bạn cần phải sắp xếp trước khách sạn, nhà trọ cho họ, đặc biệt cần lưu ý đến điều này khi lựa chọn địa điểm tổ chức cho hội nghị.
Nếu hội nghị được tổ chức tại trường học, có thể dùng nhà khách của trường và một số khu vực nhà ở của sinh viên phục vụ cho các đại biểu. Trong trường hợp, này chi phí sẽ rẻ hơn so với sử dụng dịch vụ khách sạn, lại có nhiều phòng ốc hơn tuy tiện nghi chỉ ở mức cơ bản. Bạn cũng cần phải nắm bắt được nhu cầu về chỗ ở của các đại biểu khi tổ chức hội nghị.
Lập thời gian biểu cho các công tác chuẩn bị: Sau khi đã khái quát các hoạt động chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống hóa các hoạt động đó, Nhà tổ chức tiến hành xâu chuỗi các hạng mục công việc. Cố gắng khái quát hết và tránh để sai sót. Từ các hạng mục đó, tiến hành xác định những hạng mục...
CÁC ĐẶC ĐIỂM VÀ LOẠI HÌNH SỰ KIỆN
Hội nghị thường niên
Có nhiều địa điểm khác nhau để tổ chức sự kiện này, từ khách sạn, hội trường công cộng đến các hội trường triển lãm hay những trung tâm hội nghị lớn. Tuy nhiên, địa điểm được chọn phải thuận tiện trong việc đi lại cho mọi quan khách và cổ đông tham gia.
Hội nghị thường niên thường mang tính quan trọng và có nghị trình cũng chặc chẽ, hay ít nhất thì một phần chương trình cũng phải như thế. Phần nội dung chính của những chương trình như thế này sẽ bao gồm các biên bản họp đã có, bài diễn văn của chủ tịch, bản kê khai tài chính và kiểm toán hàng năm, phần trình bày của các giám đốc,…
Hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện: Các hoạt động trong giai đoạn chuẩn bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi Ban tổ chức phải tính tới không được bỏ sót. Việc đầu tiên mà nhà làm tổ chức sự kiện cần làm là xác định các hoạt động trong tổ chức sự kiện...
HOẠT ĐỘNG QUẢNG BÁ VÀ TỔ CHỨC CÁC BUỔI LỄ
Hoạt động quảng bá và tổ chức các buổi lễ liên quan đến rất nhiều loại hình sự kiện, từ hội thảo, hội nghị, họp mặt hàng năm cho đến buổi ra mắt báo chí. Việc quản lí hoạt động quảng bá và tổ chức các buổi lễ là một lĩnh vực phổ biến của công tác PR và ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp hơn. Cũng giống như hoạt động trưng bày và triển lãm, việc quản lí hoạt động quảng bá và tổ chức các buổi lễ thành công đã trở thành một công cụ mang lại hiệu quả PR rất lớn. Vì thế, công cụ này ngày càng được sử dụng thường xuyên và rộng rãi hơn.
Nhà tổ chức sự kiện phải xác định được toàn bộ nội dung các hoạt động sự kiện theo dòng chảy về thời gian và dòng chảy công việc với đội ngũ các nhà quản lý tại những điạ điểm cụ thể. Thiết lập loại hình sự kiện và tiến hành kiểm tra lại toàn bộ quá trình. Ban tổ chức sự kiện và loại sự kiện...
Quý khách hàng cần tư vấn tổ chức sự kiện ?
Quý khách hàng cần các giải pháp tốt nhất để thực hiện việc tổ chức sự kiện ?
Quý khách hàng cần tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp mình ?
Quý khách hàng cần một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ?
Hãy gọi ngay cho chúng tôi : 093.777.3030
Công ty tổ chức sự kiện Hoàng Gia
TS. Ian McDonnell, chuyên viên tư vấn
tổ chức Thế vận Hội Sydney 2000, giảng viên cao cấp Trường Đại học Công nghệ
Sydney, chuyên gia tư vấn và chuyển giao công nghệ đào tạo Tổ chức sự kiện cho
Đại học Hà Nội, đồng thời là tác giả cuốn sách bán chạy nhất về tổ chức sự kiện,
cho biết công tác tổ chức sự kiện không hề đơn giản.