Quan hệ tốt trong công việc với các nhân viên truyền thông luôn là một việc cần thiết nhằm giúp cho công việc thuận lợi. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải hết sức cẩn thận bởi vì họ là những người có thể khiến cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn, cũng có thể gây khó khăn thậm chí phá hỏng toàn bộ chương trình của bạn, bí quyết thành công khi tổ chức sự kiện là xây dựng một mối quan hệ thật tốt với báo chí bằng cách luôn đón bắt được nhu cầu của họ.

Theo dõi thời tiết

Thời tiết là một yếu tố cung quan trọng nếu bạn chụp ảnh ngoài trời. Cần liên tục theo dõi dự báo thời tiết trước khi tiến hành chụp ảnh để tránh tình trạng trí hoãn, vì trì hoãn tức là kéo dài thời gian làm việc và tăng thêm chi phí thù lao bạn cũng nên dự phòng chỗ trú mưa cho mọi người và bảo vệ thiết bị, vật dụng trong trường hợp mưa bất ngờ.

Để đảm bảo rằng tất cả các trang thiết bị quan trọng dành cho sự kiện đều đã được kiểm tra kỹ? một trong những phương pháp đơn giản nhất là lên một danh mục chi tiết những nội dung cần kiểm tra đối với trang thiết bị. tiến hành kiểm tra sớm để nếu có sự cố gì xảy ra thì bạn vẫn có đủ thời gian bổ sung và chỉnh sửa

Chi phí thỏa thuận. Giá của mỗi hình ảnh mà bạn định thuê hoặc mua thường có thể thương lượng được. hãy nói rõ mức giá mà bạn có thể chi trả hoặc yêu cầu họ báo giá trước, vì như thế sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho công việc tốt hơn.

Khi đã có được bức ảnh mong muốn, bạn cần đọc kỹ văn bản thỏa thuận thuê ảnh giữa hai bên. Hãy lưu ý số lần sử dụng hình ảnh trong điều khoản thỏa thuận.

Hệ thống âm thanh có vai trò quyết định trong việc thành công hay thất bại của một buổi thuyết trình. Để tránh sự cố xảy ra trong một buổi thuyết trình, bạn cần phải quan tâm đặc biệt tới bốn khía cạnh của âm thanh. Đó là hệ thống âm ly có tốt không. Dùng thiết bị âm thanh của công ty hay của đi thuê bên ngoài, thiết bị càng đơn giản càng tốt, đồng thời đối với các linh phụ kiện phải lựa chọn thật kỹ.

Một tấm ảnh đẹp, bố cục tinh tế có thể tạo nên một nét đặc biệt cho tác phẩm của bạn. Nó sẽ góp phần hoàn thiện và gia tăng sự hoàn hảo của sản phẩm, dù đó là một ấn phẩm, brochure, bản hiệu, phông màn sân khấu hay thiết kế thời trang quầy triển lãm. Vì thế, bạn cần đầu tư đúng mức về thời gian và tiền bạc để đảm bảo cho một kết quả như mong muốn.

Những người làm QHCC thường dùng máy chiếu để hộ trợ cho việc thuyết trình, như các buổi thuyết trình trước các nhà phân tích tài chình, hoặc thuyết trình về các buổi thuyết trình về các quyền lợi của nhân viên.Các thiết bị trợ giúp cho máy chiếu. bạn sẽ phải dử dụng nhiều thiết bị trong các buổi thuyết trình bằng máy chiếu như giấy vẽ đặt trên giá đỡ, máy chiếu, phần mềm Power Point và các slides.

Tại sao cần phải có chương trình?

Nếu bạn không có trong tay một chương trình triển khai các hoạt động PR nghiêm túc, thì mọi chuyện thường trở nên rối rắm, và có thể đạt được kết quả mỹ mãn, hơn nữa, sẻ rất khó phân tích mức độ thành công từ kết quả của những công việc không có kế hoạch. Lên chương trình PR không phải là một hoạt dộng mang tính ngắn hạn hay đối phó nhất thời.

Nếu các buổi diễn thuyết trong nội bộ một đơn vị tổ chức, một công ty đã được coi là những sự kiện đặc biệt thì những việc khác như hội trợ triển lãm thì phải được coi là các sự kiện đặc biệt. trong thực tế có không ít sự kiện lớn hơn nhiều sự kiện kể trên như các cuộc viếng thăm củ những nhân vật quan trọng, hội nghị , hội thảo, triển lãm hàng hóa thương mại, hội nghị khách hàng v..v.. lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện trên là một việc tối quan trong.

Khái quát

Cũng giống như người làm việc trong lĩnh vực sáng tạo.mỗi nhà thiết kế đều có chuyên môn và kinh nghiệm đặc biệt ở một lĩnh vực thiết kế nào đó. Mặc dù nhiều công ty có xu hướng nhờ đến tài năng của những nhà thiết kế lớn, nhưng ngày nay cũng còn nhiều công ty thiết kế tuy nhỏ nhưng rất nhanh nhạy và đủ năng lực để cạnh tranh.

Đây có lẽ là vấn đề mà các nhà QHCC cần phải lưu ý nhất và cũng là vấn đề ít được chú ý nhất. những chỉ dẫn dưới đây có thể được chọn lọc áp dụng cho từng trường hợp cụ thể

Lên chương trình cho buổi diễn thuyết trước một ngày hoặc ít cũng phải làm việc đó hai tiếng trước giờ diễn thuyết. kiểm tra và điều chỉnh độ cao của bục diễn thuyết sao cho phù hợp độ cao của diễn giả kiểm tra ánh sáng và micro

Nếu bạn viết sách và có đủ khả năng tài chính để trang trải cả chi phí sản xuất lẫn in ấn, bạn cần liên lạc với nhà xuất bản để xin giấy phép in quyển sách đó. Một trong số nhà xuất bản cũng có thể sẵn sàng tài trợ cho bạn in quyển sách đó nếu họ đánh giá quyển sách có khả năng thu hồi vốn cao và nội dung sách phù hợp với tiêu chí xuất bản của họ. Như vậy nếu quyết định nhờ đến nhà xuất bản thì trước hết bạn hãy chọn một nhà xuất bản chỉ hoạt động trong những phạm vi cụ thể và họ sẽ chỉ tiếp nhận sách thuộc lĩnh vực của họ mà thôi.

Có rất nhiều nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ khác nhau về cấu trúc và quy mô trên mọi lĩnh vực như nhiếp ảnh, thiết kế, đồ họa, thầu triển lãm, sản xuất phim ảnh, tổ chức hội nghị,… Họ đóng vai trò rất quan trọng trong công tác PR, nhưng đễ có được sự hỗ trợ tốt nhất từ họ, chúng ta cần tuân theo một vài quy tắc hết sức cơ bản. chương này sẽ cung cấp cho chúng ta một hướng dẫn tổng quát về cách làm việc hiệu quả với những nhà cung cấp dịch vụ.

Tổ chức họp báo càng sớm càng tốt.
Sử dụng họp báo dể tóm tắc tình hình và cập nhập nhật thông tin cho giới truyền thông
Sử dụng một căn phòng hoàn toàn độc lập.
Tổ chức thu xếp tốt nếu có sự giới hạn tiếp cận đối với các đoàn quay phim truyền hình.

Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà. Nhà tổ chức sự kiện nhằm tới những mục tiêu khác. Dưới đây là những mục tiêu thường được các nhà tổ chức sự kiện hướng tới.

Họp hội thảo

Các chuyến viếng thăm của Hoàng Gia chính phủ tương đối hiếm hoi, nhưng lại đòi hỏi một kế hoạch chuẩn bị thật tỉ mỉ đến từng chi tiết. Loại sự kiện này thường có rất nhiều quy mô và hình thức, tùy vào mục đích và địa vị của người viếng thăm, và sẽ có thủ tục nhất định cần tuân thủ. Đặc biệt, với sự kiện này, vấn đề an ninh là một yếu tố cực kì quan trọng chiếm phần lớn sự quan tâm của ban tổ chức

Tầm quan trọng của ngân sách

Vị trí của ngân sách: Ngân sách là vấn đề quan trọng và là hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện.

Yêu cầu của tiền lương ngân sách: